Kriskommunikation

Kriskommunikation är ett verktyg för att planera, godkänna och dela ett kriskommunikationsprotokoll - en strukturerad handlingsplan du bygger i HIVE, får signerad av en slutlig godkännare och delar med dem som behöver den. Det ligger på skärmen Risk & Reputation, under övervakningsvarningarna.

Något du startar medvetet

Kriskommunikation är användarstyrd - du öppnar den själv när du behöver den. Det finns ingen automatisk utlösare: en övervakningsvarning startar aldrig en kriskommunikation på egen hand, och de två är inte kopplade, så att starta ett protokoll hämtar inte in detaljerna från en varning. Du börjar med en tom, strukturerad plan och fyller i den.

Att starta en

På skärmen Risk & Reputation, skrolla ner till panelen Crisis Management - “Take quick action with pre-set crisis communication workflows.” - och välj Start Crisis Response.

Crisis Response Workflow öppnas på plats och ersätter skärmen. Exit (uppe till höger) tar dig tillbaka till Risk & Reputation-skärmen när som helst.

Det guidade krisflödet

Krisflödet leder dig genom sju steg, som visas på en numrerad förloppsrad högst upp:

Define Situation - fånga vad som hänt, när det började, vad som utlöste det och om det pågår. På skärmen: Define the Situation - “Create a single source of truth for the crisis.”
Classify Crisis - märk krisens kategori: Reputation, Legal / Regulatory, Product / Service, People / Culture eller External event.
Stakeholder Mapping - välj de grupper som berörs: Customers, Media, Employees, Regulators, Investors, Partners.
Response Strategy - välj din övergripande ansats.
Messaging - formulera ditt huvudbudskap, vad du kan säga nu, vad du inte kan säga än, och tonen.
Channel Planning - välj kanalerna att svara via (Social media, Press release, Website statement, Direct Email, Internal comms) och gör utkast till anteckning, ägare och tidpunkt för var och en.
Approval - på skärmen Approval & Responsibility: utse Final Approver (obligatoriskt) och valfritt en Decision Owner och Spokesperson, plus eventuell Additional Information som teamet eller godkännaren bör känna till.

Livscykeln: draft → active → approved

Ett protokoll går genom tre tillstånd:

Tillstånd	Var du ser det	Vad det betyder
Draft	Listan Drafts (med Resume / Delete)	Redigeras fortfarande. Sparat och går att återuppta; ännu inte skickat.
Active	En Active-bricka i Response Protocols	Skickat för godkännande - väntar på slutlig godkännares signering. Raden läser “Awaiting approval from [name]”.
Approved	En Approved-bricka i Response Protocols	Signerat av slutlig godkännare och låst (skrivskyddat). Raden läser “Approved by [name] on [date]”.

Ett protokoll slutar vid Approved - det finns inget separat steg för att stänga, avsluta eller arkivera. För att ändra ett godkänt protokoll gör du en revision, som startar ett nytt draft (beskrivs nedan).

Att skicka det för godkännande

När ett draft är klart skickar du det till din Final Approver för signering - det är det som flyttar det från Draft till Active.

På den sista skärmen - Preview, “Review the protocol below, then pick recipients and send.” - granska protokollet i sin helhet och gå sedan till kortet Send to: “The Final Approver is included automatically. Pick any additional employees to copy in.”
Den Final Approver du valde i steg 7 inkluderas automatiskt. Lägg till eventuella Cc recipients för att hålla dem informerade - valfritt, och hur många du vill.
Välj Finish and send. En kort dialog, Send protocol?, bekräftar vem det går till och noterar “Emails are sent now and the protocol moves to Active status.” Bekräfta med Send.

HIVE mejlar sedan varje mottagare en egen länk och protokollet flyttas till Active, med raden “Awaiting approval from [name]”. Du kan inte skicka utan en Final Approver - HIVE blockerar det tills en är vald.

Vem får det: godkännaren och cc-mottagare

Det finns två sorters mottagare, och skillnaden är viktig:

Final Approver - en person, och den enda som kan godkänna protokollet. Alltid inkluderad när du skickar.
Cc recipients - valfritt, hur många personer som helst som hålls informerade. De får protokollet att läsa men kan inte godkänna det - deras kopia är skrivskyddad.

Alla som får ett protokoll får sin egen privata länk till det.

Mottagarens länk och godkännandesida

Varje mottagare mejlas en privat länk, bara för dem, som öppnar protokollet på en publik sida - ingen HIVE-inloggning behövs, så mottagare kan vara personer utanför ditt företag.

Sidan visar protokollet under rubriken Crisis Response Protocol, märkt “Shared via HIVE”. Vad mottagaren kan göra beror på deras roll:

Den slutliga godkännaren ser en åtgärdsrad: “You are the Final Approver.” - “Review the protocol above, then approve.” - med en I approve-knapp. Att välja den öppnar ett Confirm approval-steg (“This is final and recorded for audit. Once you approve, the protocol is locked from further edits.”); att bekräfta registrerar godkännandet.
Cc-mottagare ser samma protokoll skrivskyddat - ingen godkännandeåtgärd.

Om en länk öppnas utan sin personliga del visar sidan “Incomplete link” (“Please open the link from your email.”); en länk som har ersatts eller inte längre är giltig visar “Invalid or expired link” (“Please request a fresh link from the sender.”).

När godkännaren godkänner

När den slutliga godkännaren godkänner från sin länk blir protokollet Approved och låses - inga fler ändringar. Tillbaka i HIVE läser dess rad “Approved by [name] on [date]”, och godkännandet sparas för spårbarhet.

Att lägga till mottagare senare

Du kan kopiera in fler personer efter att du skickat - på ett Active- eller Approved-protokoll använder du åtgärden Share i listan Response Protocols.

Dialogen Add recipients förklarar det: “The Final Approver was already notified when this protocol was sent. Pick additional employees to copy in.” Välj personerna och välj Send to [n] people - varje ny mottagare mejlas sin egen länk, och du ser “Sent to N recipients” (med en uppdelning per person om något mejl inte gick ut). Du lägger bara till cc recipients här - den slutliga godkännaren väljs när du först skickar och kan inte bytas från den här dialogen.

Att revidera ett godkänt protokoll

Ett godkänt protokoll är låst, så för att ändra ett gör du en revision. I listan Response Protocols visar en godkänd rad ett lås - “Approved - read-only. Use New revision to make changes.” - och en New revision-åtgärd.

Att välja den frågar “Create new revision?” (“This makes a fresh draft you can edit. The current approved protocol stays untouched.”); bekräfta med Create revision. HIVE kopierar protokollet till ett nytt draft som du kan redigera och skicka på nytt, medan den ursprungliga godkända versionen förblir precis som den var.

AI-funktionen “Suggest actions”

Suggest actions är en AI-hjälp som föreslår nästa steg för ett protokoll. Den öppnar dialogen Suggested next actions: “One-off AI suggestions based on the current state of this protocol. Not saved.”

Den är enbart assisterande - den styr eller ändrar ingenting, den är inte en del av att skicka eller godkänna, och inget den tar fram sparas på protokollet. Den är tillgänglig när protokollet väl har sparats, och den är lätt hastighetsbegränsad, så en skur av upprepade förfrågningar kan pausa en kort stund innan du kan fråga igen.