Document hub

Document Hub är teamets centrala samlingsplats för dokument och resurser - underrubriken på sidan lyder “Central repository for all team documents and resources.”. Ladda upp filer, förhandsgranska dem i webbläsaren och dela dem med ditt team via e-post.

Vem kan göra vad

Att ladda upp, dela och ta bort dokument är en Editor-behörighet (inklusive administratörer som också redigerar). Att visa är öppet för hela teamet. Kontakterna och kontaktgrupperna du delar till är Admin-hanterade i Settings → Contacts - se Internal-översikten.

Ladda upp ett dokument

1. På Internal-dashboarden, öppna Document Hub och välj sedan Upload New Document.

2. Ge det en titel (obligatoriskt) och en valfri beskrivning, och välj en fil.

3. Ladda upp. Dokument måste vara PDF, Word eller Excel, upp till 20 MB per fil - allt annat avvisas med “Only PDF, Word, and Excel files are allowed!”

Bläddra och hitta

Hubben är en enda lista över dina dokument, nyast först - det finns inga mappar. Begränsa den med:

• Sök på titel - rutan “Search by title…”.
• Type:-filtret - All Types, PDF Documents, Word Files eller Excel Sheets.

Varje rad visar dokumentets titel, typ, beskrivning och datum, med åtgärderna Preview, Download, Share och Delete.

Förhandsgranska

Välj ett dokument (eller välj Preview) för att öppna det utan att ladda ner:

• PDF:er och bilder förhandsgranskas direkt i din webbläsare.
• Word- och Excel-filer förhandsgranskas via Microsofts Office Online-visare - de renderas av Microsofts tjänst via en kortlivad länk.

Från förhandsvisningen kan du välja Open Original eller Download. Om en filtyp inte kan visas ser du “Preview Not Available” med Open in New Tab och Download File.

Dela via e-post

Dela ett dokument med dess Share-åtgärd, eller bocka för flera och välj Share Selected (N). Båda öppnar Share Document Via Email:

1. Välj kontakter och kontaktgrupper under Recipients, och skriv in eventuella externa adresser i External Email Addresses - se Välja mottagare.

2. Redigera Subject och Content.

3. Välj Share Document.

Dokument skickas som riktiga e-postbilagor - inte länkar - så mottagarna får filerna direkt. Vid lyckat resultat ser du Success och “N document(s) shared successfully.”, där N är antalet dokument du delade.

Bilagestorlek

Ett delningsmejl kan bära upp till 38 MB bilagor totalt. Över det stoppar HIVE sändningen med “Total attachment size {N}MB exceeds 38MB email limit”. Även under den gränsen kan stora bilagor studsa i mottagarens egen inkorg - många inkorgar tar bara emot inkommande mejl upp till omkring 20-25 MB - så mindre filer är mer tillförlitliga. (Den här gränsen på 38 MB för delning är skild från gränsen på 20 MB per fil vid uppladdning.)

Välja mottagare

Share Document Via Email har två ställen att lägga till personer på, och HIVE skickar till båda:

• Recipients - öppna Add contact email… för en enda lista med dina kontakter och dina kontaktgrupper, grupperna först. Skriv i Search contacts and groups… för att begränsa den: kontakter matchas på namn, e-post, avdelning eller befattning, och grupper på sitt namn. Listan är öppen medan du väljer; klicka utanför den eller tryck på Escape för att stänga den.
• External Email Addresses - skriv in adresser utanför dina kontakter, som fältet säger: “Addresses outside your contacts, separated by commas or semicolons.”

I listan Recipients:

• En kontakt visas med sin e-postadress under namnet. Bara kontakter som har en e-postadress listas. När du väljer en läggs en etikett med namnet till; X på etiketten tar bort den.
• En grupp visas som en rad med gruppens namn och hur många medlemmar den har, till exempel “Board members · 12”. När du väljer den läggs medlemmarna den har just då till, som en rad du kan fälla ut med pilen för att bocka ur den du vill utesluta. En medlem utan e-postadress utesluts, och gruppens rad säger det, till exempel “1 member has no email address and is left out.” X på raden tar bort hela gruppen. Ändringar som en administratör gör i gruppen efteråt påverkar inte vilka du redan valt.
• Select All Contacts ersätter kontakterna och grupperna du valt med alla kontakter som har en e-postadress. Den rör aldrig det du skrivit i External Email Addresses. Clear Selection tar bort kontakterna och grupperna du valt, och lämnar också dina inskrivna adresser i fred. Båda döljs medan du söker.

Den som redan är med visas med en bock, och att välja personen igen gör ingenting. Under External Email Addresses räknar en rad hur många som får dokumenten, till exempel “5 recipients”. Varje adress räknas och mejlas en gång: en person i två valda grupper, samma adress inskriven två gånger eller med olika versaler, eller en inskriven adress som också tillhör en vald kontakt får ett mejl.

Skriv bara rena adresser. Om en post inte kan vara en e-postadress - den saknar @ eller innehåller ett mellanslag, som ett namn före adressen - namnger raden den i stället, till exempel ""dana.reed” is not an email address. Correct it or remove it.”, och när du väljer Share Document visas Check the recipients och inget skickas förrän du rättat det. Om ingen är vald och inget är inskrivet ser du “Please enter at least one recipient email address.”

Har du inga kontakter än står det “No contacts yet. Add them under Settings > Contacts.” i listan. Om de inte kan laddas står det “Contacts could not be loaded.” med knappen Try again, i stället för en tom lista.

Så levereras delningsmejl

Delningsmejl skickas via HIVE:s egen e-posttjänst - det finns ingen e-postuppsättning att göra. De går ut från HIVE:s uppdateringsadress, updates.hivecomms.app. Valfritt kan en administratör skicka från ditt företags egen domän i stället, som ställs in under Settings → Email.

Delningsmejl har en avregistreringslänk, och den som avregistrerat sig hoppas över. Delningen rapporteras som skickad oavsett, så det är värt att stämma av med den som säger att ett dokument aldrig kom fram. Se Avregistreringar.

Ta bort ett dokument

Välj Delete på en rad för bekräftelsen Delete Document - “This action cannot be undone.” - och sedan Delete. Det tas bort från hubben.

Så lagras dokument

Dokument lagras privat - de är inte offentligt tillgängliga. Varje gång du förhandsgranskar eller laddar ner ett skapar HIVE en skrivskyddad länk som upphör efter ungefär en timme, så filer ligger inte kvar på öppna, permanenta URL:er.

Bra att veta

• Två storleksgränser, för två olika saker: 20 MB per fil vid uppladdning, och 38 MB totalt per delningsmejl.
• Delning går till kontakterna du väljer, som en administratör hanterar i Settings → Contacts, och till eventuella externa adresser du skriver in - se Internal-översikten för hur dina kontakter fungerar.