Document hub

Document Hub är teamets centrala samlingsplats för dokument och resurser - underrubriken på sidan lyder “Central repository for all team documents and resources.”. Ladda upp filer, förhandsgranska dem i webbläsaren och dela dem med ditt team via e-post.

Vem kan göra vad

Att ladda upp, dela och ta bort dokument är en Editor-behörighet (inklusive administratörer som också redigerar). Att visa är öppet för hela teamet. Medarbetarlistan du delar till är Admin-hanterad - se Internal-översikten.

Ladda upp ett dokument

1. På Internal-dashboarden, öppna Document Hub och välj sedan Upload New Document.

2. Ge det en titel (obligatoriskt) och en valfri beskrivning, och välj en fil.

3. Ladda upp. Dokument måste vara PDF, Word eller Excel, upp till 20 MB per fil - allt annat avvisas med “Only PDF, Word, and Excel files are allowed!”

Bläddra och hitta

Hubben är en enda lista över dina dokument, nyast först - det finns inga mappar. Begränsa den med:

• Sök på titel - rutan “Search by title…”.
• Type:-filtret - All Types, PDF Documents, Word Files eller Excel Sheets.

Varje rad visar dokumentets titel, typ, beskrivning och datum, med åtgärderna Preview, Download, Share och Delete.

Förhandsgranska

Välj ett dokument (eller välj Preview) för att öppna det utan att ladda ner:

• PDF:er och bilder förhandsgranskas direkt i din webbläsare.
• Word- och Excel-filer förhandsgranskas via Microsofts Office Online-visare - de renderas av Microsofts tjänst via en kortlivad länk.

Från förhandsvisningen kan du välja Open Original eller Download. Om en filtyp inte kan visas ser du “Preview Not Available” med Open in New Tab och Download File.

Dela via e-post

Dela ett dokument med dess Share-åtgärd, eller bocka för flera och välj Share Selected (N). Båda öppnar Share Document Via Email:

1. I Recipients, använd Select All Employees, välj personer från din medarbetarlista, eller skriv in adresser.

2. Redigera Subject och Content.

3. Välj Share Document.

Dokument skickas som riktiga e-postbilagor - inte länkar - så mottagarna får filerna direkt. Vid lyckat resultat ser du “Documents shared with N recipients.”

Bilagestorlek

Ett delningsmejl kan bära upp till 38 MB bilagor totalt. Över det stoppar HIVE sändningen med “Total attachment size {N}MB exceeds 38MB email limit”. Även under den gränsen kan stora bilagor studsa i mottagarens egen inkorg - många inkorgar tar bara emot inkommande mejl upp till omkring 20-25 MB - så mindre filer är mer tillförlitliga. (Den här gränsen på 38 MB för delning är skild från gränsen på 20 MB per fil vid uppladdning.)

Så levereras delningsmejl

Delningsmejl skickas via HIVE:s egen e-posttjänst - det finns ingen e-postuppsättning att göra. Valfritt kan en administratör skicka från ditt företags egen domän i stället, som ställs in under Settings → Email.

Ta bort ett dokument

Välj Delete på en rad för bekräftelsen Delete Document - “This action cannot be undone.” - och sedan Delete. Det tas bort från hubben.

Så lagras dokument

Dokument lagras privat - de är inte offentligt tillgängliga. Varje gång du förhandsgranskar eller laddar ner ett skapar HIVE en skrivskyddad länk som upphör efter ungefär en timme, så filer ligger inte kvar på öppna, permanenta URL:er.

Bra att veta

• Två storleksgränser, för två olika saker: 20 MB per fil vid uppladdning, och 38 MB totalt per delningsmejl.
• Delning går till din medarbetarlista, som en administratör hanterar i Settings → Employees - se Internal-översikten för hur listan fungerar.