Internal

Internal är där du kommunicerar med ditt eget team - till skillnad från External, som är för din utåtriktade sociala närvaro. Öppna det från fliken Internal högst upp i HIVE.

Internal-dashboarden är en uppsättning kort, vart och ett ett verktyg. Vart och ett har sin egen guide:

Nyhetsbrev Skapa och skicka interna nyhetsbrev till ditt team.

Enkäter Bygg en enkät, skicka den till ditt team och läs svaren.

Document hub Ladda upp, förhandsgranska och dela interna dokument.

Announcements Planera intern kommunikation på en kanalbaserad kalender.

Vem kan göra vad

Att använda verktygen - att skapa nyhetsbrev, enkäter och dokument, och att lägga upp announcements - är en Editor-behörighet (inklusive administratörer som också redigerar). Andra roller kan visa.
Att hantera kontakter och kontaktgrupper (nedan) är en Admin-behörighet. Alla i teamet kan se dem, och alla som kan skicka kan välja dem som mottagare.

Kontakter - dina interna mottagare

Nyhetsbrev, enkäter, dokumentdelningar, pressmeddelanden och krisprotokoll låter dig alla välja mottagare från samma ställe: dina kontakter. De finns i Settings → Contacts, inte på Internal-fliken. Dina kontakter är också de personer du kan be godkänna ett inlägg i sociala medier eller ett krisprotokoll, och de behöver ingen HIVE-inloggning för det.

Alla i teamet kan öppna Settings → Contacts och läsa listan; en admin håller den uppdaterad. Alla på listan är möjliga mottagare, så att hålla den aktuell är det som säkerställer att rätt personer får din interna kommunikation.

Lägga till en kontakt

Välj Add Contact. Bara Full Name och Email Address är obligatoriska, och det är de två fälten som har en röd asterisk. Department och Job Title är valfria; lämnar du dem tomma visar tabellen ett streck i stället. Välj Save Contact för att lägga till personen. Vill du ändra något senare använder du redigeringsknappen på personens rad och väljer Update Contact.

HIVE kontrollerar e-postadressen när du sparar. Den måste ha exakt ett @ med något på båda sidor, inga mellanslag och högst 255 tecken; annars nekas sparandet med “Enter a valid email address” eller “Email address is too long (255 characters at most)”. Allt som klarar det godtas, även adresser med en +-tagg eller bokstäver som å och ö. Adresser jämförs exakt som de är skrivna, så anna@acme.com och Anna@acme.com räknas som två olika kontakter.

En adress kan bara tillhöra en kontakt, så att lägga till en som redan finns på listan nekas med “A contact with this email already exists”. Tillhörde adressen någon du har tagit bort tar HIVE i stället tillbaka den kontakten, med de uppgifter du just skrev in: “Contact restored. This email belonged to a removed contact, so their earlier record is back.”

Importera kontakter från en CSV-fil

Välj Import CSV, välj en .csv-fil och välj sedan Upload. Filen behöver en rubrikrad som namnger kolumnerna:

Kolumn	Obligatorisk	Rubriker som HIVE läser
Namn	Ja	`name`
E-post	Ja	`email`
Avdelning	Nej	`department`, `dept` eller `team`
Befattning	Nej	`job_role`, `job_title`, `role` eller `title`

Som dialogrutan säger: “Header names are not case-sensitive.” Mellanslag och bindestreck i en rubrik räknas dessutom som understreck, så både Job Title och Job-Role fungerar. Namn och e-post har inga andra stavningar: en rubrik som Full Name eller Email Address känns inte igen, och då misslyckas varje rad för att namn eller e-post saknas. Kolumner som HIVE inte läser ignoreras.

Har en fil mer än en kolumn för avdelning eller befattning vinner den som står först i tabellen. En tom cell vinner dock aldrig, så en rad med tom Job Title hämtar sin befattning från en Title-kolumn om det finns en - och i vissa exporter från adressböcker innehåller den kolumnen Mr, Ms eller Dr.

Varje rad kontrolleras för sig, och en rad som misslyckas hoppas över medan resten importeras. En rad misslyckas när:

namn eller e-post saknas (“Name is required”, “Email is required” eller “Name and email are required”, vilket också är vad en tom rad i filen visar)
e-postadressen inte går att använda (“Enter a valid email address”) eller är för lång (“Email address is too long (255 characters at most)”), enligt samma regel som när du lägger till en kontakt
e-postadressen redan tillhör en kontakt, även en som lagts till av en tidigare rad i samma fil (“A contact with this email already exists”)

En rad vars adress tillhörde någon du har tagit bort tar tillbaka den kontakten med radens uppgifter, och räknas som lyckad.

När uppladdningen är klar visar HIVE hur många rader som blev Successful och hur många som blev Failed, och listar varje misslyckad rad under Errors med radnummer, e-postadress om raden har en, och skälet - till exempel Row 7 (anna@acme.com). Raderna numreras som i ett kalkylblad: rubrikraden är rad 1, så din första kontakt är rad 2. Nekar HIVE i stället hela filen, till exempel för att den saknar rader (“CSV file is empty”), ser du skälet i rött och ingenting importeras.

Ta bort en kontakt

Använd papperskorgen på kontaktens rad. HIVE ber dig bekräfta och nämner personen vid namn: “They will no longer appear in any recipient list. Adding the same email address again restores them.” Välj Remove för att gå vidare.

Att ta bort en kontakt gör mer än att ta bort personen från listan:

Personen försvinner från alla mottagarlistor och alla kontaktgrupper, så inget nytt kan skickas till hen.
Alla länkar personen har slutar fungera, direkt och för gott. Det gäller länkar till krisprotokoll, som Final Approver eller cc-mottagare, på protokoll i alla lägen - så en cc-mottagare förlorar även åtkomsten till ett godkänt protokoll - och länkar för att godkänna inlägg. Öppnar hen en sådan länk visas att länken inte är giltig, utan att det står varför.
Beslut personen redan fattat står fast. Ett inlägg eller protokoll som hen godkänt förblir godkänt.
Lägger du till samma adress igen kommer kontakten tillbaka, liksom grupperna hen var med i, men inga av länkarna. Behöver hen en länk igen får du skicka en ny.

Vad det innebär för ett inlägg eller protokoll som väntar beskrivs i Ta bort en godkännare från Contacts och När någon tas bort ur Contacts.

Kontaktgrupper

Kortet Contact groups ligger ovanför kontakttabellen i Settings → Contacts: “Save a set of contacts under one name, then pick the whole group wherever you choose recipients.”

Administratörer väljer New group, skriver ett Group name, bockar för kontakterna som ska ingå och väljer Create group. Dialogrutan har en sökruta, ett avdelningsfilter och Select all shown, som bockar för allt som sökningen och filtret lämnar kvar på skärmen. Använd redigeringsknappen på en grupps rad för att byta namn på den eller ändra vilka som ingår (Save group), och papperskorgen för att ta bort den.
Alla andra ser listan med “Only admins can create or change groups.”, och kan ändå välja grupper när de skickar.
Ett gruppnamn kan vara upp till 100 tecken och får inte vara samma som en annan grupps namn, oavsett stora och små bokstäver (“A group with this name already exists.”). En grupp rymmer upp till 1 000 kontakter.
Varje grupp visar hur många kontakter den har. Tar du bort en kontakt försvinner hen ur alla grupper; en grupp vars kontakter alla har tagits bort ligger kvar på listan som No contacts, så att en administratör kan se den och ta bort den.

En grupp är en genväg, inte en levande målgrupp. När du väljer en grupp läggs de som ingår i den just då till som enskilda mottagare, så att ändra gruppen senare - eller ta bort den - påverkar aldrig ett utskick, en begäran om godkännande eller ett protokoll som redan gjorts. Att ta bort en grupp tar inte bort några kontakter; som bekräftelsen uttrycker det: “nothing already sent is affected.”

En ändring du själv gör i dina kontakter eller grupper syns i mottagarlistorna direkt. En ändring som en kollega gör syns när du laddar om sidan.

Välja mottagare

Överallt där du väljer personer - i editorerna för nyhetsbrev och pressmeddelanden, i delningsdialogerna för dokument, nyhetsbrev och enkäter, för ett krisprotokolls godkännare och cc-mottagare, och i Send for approval för ett inlägg i sociala medier - använder du samma väljare. En enda sökruta (“Search contacts and groups…”) söker bland grupper på namn och bland kontakter på namn, e-post, avdelning och befattning. Grupperna visas först, var och en som en rad med namnet och hur många personer som ingår, till exempel Board members · 6.

En vald grupp förblir en rad i ditt urval. Fäll ut den för att bocka ur enskilda medlemmar, så står det till exempel Board members · 5 of 6 på raden. Den som du väljer två gånger, både för sig och genom en grupp, får ändå bara ett exemplar. De flesta listor har också Select All Contacts. Guiden för varje verktyg beskriver vad som skiljer sig där: Nyhetsbrev, Enkäter, Document hub, Kriskommunikation och Publicera i sociala medier.

Vem mejlen kommer från

När HIVE skickar åt dig används två egna adresser, och vilken du får beror på vad mejlet är:

Adress	Vad som går ut därifrån
`mail.hivecomms.app`	Inloggningskoder, länkar för att skapa konto och återställa lösenord, aviseringar om cards, mejl om supportärenden, kriskommunikation, samt mejl om godkännande av inlägg.
`updates.hivecomms.app`	Nyhetsbrev, enkäter, dokumentdelningar och pressmeddelanden.

De hålls isär med avsikt. Hur väl en adress når inkorgar beror på hur folk behandlar mejlen som redan kommer därifrån, så ett nyhetsbrev som någon markerar som skräppost ska inte kunna stoppa en kollegas inloggningskod. Uppdelningen gör att det inte kan hända.

Kriskommunikation som HIVE skickar går ut från mail.hivecomms.app, inte uppdateringsadressen, av just det skälet - ett krismejl måste komma fram, och ska inte dela rykte med din marknadsföring.

Att skicka från din egen domän i stället

De två HIVE-adresserna gäller bara mejl som HIVE skickar åt dig. Du verifierar fortfarande en subdomän, till exempel send.acme.com, och det gäller fortfarande per kategori: bara de kategorier en administratör växlar över under Settings → Email går ut från din domän, och resten fortsätter komma från HIVE. Mejl om godkännande av inlägg är en av de kategorierna, listad som Post approval requests, och precis som de andra börjar den på Sends from HIVE. Mejl som går via din domän rör ingen av HIVE:s adresser, så det finns ingen andra domän att verifiera. Att verifiera subdomänen innebär däremot att lägga till de DNS-poster HIVE visar dig, inklusive en SPF-post, enbart på den subdomänen - era företagsövergripande SPF- och DMARC-poster ligger kvar precis som de är.

Länkar för att skapa konto och återställa lösenord kommer alltid från HIVE, oavsett vad din routing säger. De är det enda sättet någon kan få inloggningsuppgifter från början, så HIVE låter inte en felkonfigurerad avsändare låsa ute ditt team.

Avregistreringar

Nyhetsbrev, enkäter, dokumentdelningar och pressmeddelanden har en avregistreringslänk längst ned, som lyder “Don’t want to receive these emails? Unsubscribe.” Den är densamma på mejl som skickats från HIVE:s adress och från din egen domän.

Sidan den öppnar erbjuder två val: att stoppa bara den sortens mejl, eller att stoppa all marknadsföring och alla uppdateringar från ditt företag.

Vad det betyder när du skickar:

Den som avregistrerat sig hoppas över, och oftast får du inte veta det. Ett nyhetsbrev rapporteras ändå som skickat, och en dokumentdelning som delad, så antalet som verkligen fick det kan vara lägre än antalet du valde. Ett pressmeddelande säger ifrån bara i ett fall: nådde det ingen alls står det “Press release saved but no emails were delivered.”
Enkäter är undantaget. Har alla mottagare du valt avregistrerat sig nekas utskicket med “This recipient has unsubscribed from these emails and was not contacted.”
Siffran Sent i Analytics räknar dem ändå, eftersom den räknar varje utskick HIVE registrerat - även de som HIVE avstod från att göra. En avregistrerad mottagare höjer alltså Sent utan att höja Delivered. Se Analytics.

Kriskommunikation är undantagen från allt detta. Den har ingen avregistreringslänk, ingen kan avregistrera sig från den, och avregistreringssidan säger det rakt ut: “Neither choice stops urgent crisis communications.” Det du styr med är mottagarlistan i sig. Mejl om godkännande av inlägg fungerar likadant: de har ingen avregistreringslänk, och ingen kan avregistrera sig från dem.