Nyhetsbrev

Med nyhetsbrev skriver du en intern uppdatering och skickar den via e-post till ditt team - sammanställd i HIVE, levererad till personerna du väljer bland dina kontakter.

Vem kan göra vad

Att skapa, skicka och hantera nyhetsbrev är en Editor-behörighet (inklusive administratörer som också redigerar). Att hantera dina kontakter och kontaktgrupper i Settings → Contacts är en Admin-uppgift - se Internal-översikten. Att visa historiken är öppet för hela teamet.

Skapa och skicka

1. På Internal-dashboarden, öppna Newsletter Builder och välj Compose. Editorn Compose Newsletter öppnas.

2. Bygg innehållet av block: ett text-block (rich text), en image, en bild bredvid text (image-left / image-right), en hero-rubrik och en divider. Dra blocken för att ändra ordning, och ställ in det varumärkta sidhuvudet och sidfoten under Customize Template Branding (namn, tagline, färger) - de sparas till nästa gång, se Din formgivning sparas. Bilder du lägger till bäddas in och hostas som en del av nyhetsbrevet - de är inte bifogade filer.

3. Lägg till en Subject Line.

4. Välj dina mottagare under Select Contacts med Add contacts to audience… - sök efter personer eller kontaktgrupper, använd Select All Contacts, eller Clear Selection för att börja om. Se Välja mottagare.

5. Granska med View Preview (och Edit Message för att gå tillbaka), och välj sedan antingen Save Draft eller Send Newsletter.

Du ser Newsletter Sent när det skickas, eller Draft Saved när du sparar ett för senare.

Note

Save Draft kräver ändå en Subject Line - utan en ber HIVE dig att “Please enter a subject to save this as a draft.” Det kräver också att minst en mottagare är vald: utan någon vald misslyckas det med Failed to save och “Select at least one contact”. Send Newsletter kräver att allt är klart: om något saknas eller ingen är vald ser du “Please fill all fields and select at least one contact before sending.”

Välja mottagare

Nyhetsbrev går till dina kontakter - personerna som en administratör håller i Settings → Contacts. Du kan välja dem en och en, eller en hel kontaktgrupp i taget bland grupperna en administratör har lagt upp där. Se Internal-översikten för hur dina kontakter fungerar.

Öppna Add contacts to audience… för en enda lista med båda, grupperna först. Skriv i Search contacts and groups… för att begränsa den: kontakter matchas på namn, e-post, avdelning eller befattning, och grupper på sitt namn. Listan är öppen medan du väljer, så du kan välja flera personer och grupper på en gång. Klicka utanför den eller tryck på Escape för att stänga den.

• En kontakt visas med sitt namn, och avdelningen inom parentes när det finns en. När du väljer kontakten läggs en etikett med namnet till; X på etiketten tar bort den.
• En grupp visas som en rad med gruppens namn och hur många medlemmar den har, till exempel “Board members · 12”. När du väljer den läggs medlemmarna den har just då till, som en rad under väljaren. Fäll ut raden med pilen för att bocka ur den du vill utesluta, så står det till exempel “Board members · 11 of 12”. X på raden tar bort hela gruppen. En grupp utan medlemmar visas men går inte att välja.
• Select All Contacts ersätter det du valt med alla kontakter, var och en för sig, och tar bort grupper du valt. Clear Selection tömmer ditt urval. Båda döljs medan du söker.

Den som redan är med - vald för sig eller i en grupp du valt - visas med en bock, och att välja personen igen gör ingenting. En person som finns i två valda grupper, eller i en grupp och dessutom är vald för sig, får nyhetsbrevet en gång, och raden under väljaren, till exempel “12 contacts selected to receive this newsletter.”, räknar varje person en gång.

En grupp kopieras när du väljer den

När du väljer en grupp läggs personerna i den just då till. Om en administratör ändrar eller tar bort gruppen efteråt påverkas inte mottagarna du redan valt. Inget om gruppen sparas på nyhetsbrevet - varje medlem får det precis som en kontakt du valt själv.

Medan dina kontakter laddas visar listan “Loading contacts…”. Har du inga kontakter än står det “No contacts yet. Add them under Settings > Contacts.” Om de inte kan laddas står det “Contacts could not be loaded.” med knappen Try again, i stället för en tom lista.

Din formgivning sparas

Öppna Customize Template Branding i editorn för att ställa in namn och tagline för sidhuvud och sidfot, deras bakgrunds- och textfärger, samt rubrik- och brödtextfärgerna som används i själva nyhetsbrevet.

Du behöver bara ställa in det en gång. När du skickar ett nyhetsbrev eller sparar det som utkast sparas formgivningen som företagets standard, och nästa nyhetsbrev utgår från den. Ändrar du den senare blir de nya värdena standard från och med då.

De här inställningarna delas

Formgivningen sparas för hela ditt företag, inte bara för dig. Om en kollega skapar nästa nyhetsbrev ser hen formgivningen du ställt in. Det är inte en personlig inställning.

Två reglage ligger tillsammans med formgivningsinställningarna:

• Save these as the company default - ikryssad som standard. Kryssa ur den om du gör en engångsändring bara för det här nyhetsbrevet och inte vill att den ska sitta kvar. Den är ikryssad igen till nästa nyhetsbrev.
• Reset to HIVE default - återställer alla formgivningsfält till HIVE:s egna färger och texter. Precis som andra ändringar blir det företagets standard när du skickar eller sparar.

Formgivningen sparas sist av allt, efter att nyhetsbrevet gått ut, så den kan aldrig hindra en utskickning. Fastnar den inte får du meddelandet Branding not saved - nyhetsbrevet skickades som vanligt, och ställer du in formgivningen igen nästa gång sparas den.

Nyhetsbrev du redan skickat påverkas inte. Varje nyhetsbrev behåller utseendet det hade när det gick ut, så att ändra formgivningen skriver aldrig om din historik.

Note

Om du öppnar editorn och formgivningsavsnittet fortfarande laddar, vänta ett ögonblick innan du skickar. HIVE skickar inte förrän företagets formgivning har laddats, så ett nyhetsbrev kan inte gå ut i fel färger.

Om formgivningen inte går att ladda alls står det “Your company branding could not be loaded.” med knappen Try again i förhandsvisningen och i Customize Template Branding. Send Newsletter och Save Draft nekas tills den laddats, med Branding could not be loaded och “Nothing was sent. Your company branding is being loaded again. Try again in a moment.” (“Nothing was saved.” för ett utkast). HIVE försöker igen åt dig, så efter en stund kan du skicka som vanligt.

Newsletter History

Allt du skickar eller sparar loggas i Newsletter History (öppna den från kortet Newsletter Builder). Varje post visar sitt ämne, en statusmärkning - published eller draft - när det skickades, och hur många det gick till. För varje post kan du:

• View - öppna en förhandsvisning av nyhetsbrevet.
• Share - skicka det till fler personer utan att bygga om det. Välj bland dina kontakter och kontaktgrupper, skriv in externa adresser, eller både och - se Dela ett nyhetsbrev.
• Delete - ta bort posten från historiken. Det rensar den från HIVE; det tar inte tillbaka ett e-postmeddelande som redan skickats.

Dela ett nyhetsbrev

Share öppnar Share Newsletter Via Email, som har två ställen att lägga till personer på. HIVE skickar till båda:

• Recipients - öppna Add contact email… för att välja kontakter och kontaktgrupper i en sökbar lista, på samma sätt som i editorn (se Välja mottagare). Här listas bara kontakter som har en e-postadress. En gruppmedlem utan adress utesluts, och gruppens rad säger det, till exempel “1 member has no email address and is left out.”
• External Email Addresses - skriv in adresser utanför dina kontakter, som fältet säger: “Addresses outside your contacts, separated by commas or semicolons.” Select All Contacts ändrar bara de kontakter du valt, så det du skrivit här ligger kvar.

Under fältet räknar en rad hur många som får det, till exempel “5 recipients”. Varje adress räknas och mejlas en gång: samma adress inskriven två gånger, med olika versaler, eller inskriven och dessutom tillhörande en vald kontakt får ett mejl.

Skriv bara rena adresser. Om en post inte kan vara en e-postadress - den saknar @ eller innehåller ett mellanslag, som ett namn före adressen - namnger raden den i stället, till exempel ""dana.reed” is not an email address. Correct it or remove it.”, och när du väljer Share Newsletter visas Check the recipients och inget skickas förrän du rättat det. Om ingen är vald och inget är inskrivet ser du “Please enter at least one recipient email address.”

Så levereras nyhetsbrev

Nyhetsbrev skickas via HIVE:s egen e-posttjänst - det finns ingen e-postuppsättning att göra. De går ut från HIVE:s uppdateringsadress, updates.hivecomms.app, som HIVE håller skild från adressen dina inloggningskoder och kontomejl kommer från. Se Vem mejlen kommer från.

Note

Valfritt kan en administratör skicka nyhetsbrev från ditt företags egen domän i stället, som ställs in under Settings → Email. Det är ett valfritt admin-steg - som standard skickas nyhetsbrev via HIVE utan något att konfigurera.

En sak att känna till om din mottagarlista: alla som avregistrerat sig hoppas över, och utskicket rapporteras ändå som slutfört. HIVE säger inte vilka som utelämnats, så antalet du faktiskt nådde kan vara lägre än antalet personer på listan. Se Avregistreringar.

Detsamma gäller en kontakt som en administratör tar bort från Settings → Contacts efter att du valt den: personen mejlas inte, och meddelandet Newsletter Sent räknar ändå med personen. Om alla du valt har tagits bort misslyckas utskicket med “None of the selected contacts could be found. They may have been removed.”

Bra att veta

• Det finns ingen gräns för hur många mottagare ett nyhetsbrev kan gå till - det kan gå till alla dina kontakter.
• Nyhetsbrev går till dina kontakter, som en administratör hanterar i Settings → Contacts. Se Internal-översikten för hur dina kontakter fungerar.